Suite à la pandémie du coronavirus, une entreprise peut mettre en place un Plan de Continuité d’Activité (PCA), afin de sécuriser son business et de préserver son chiffre d’affaire. La stratégie à mettre en place consiste à maintenir l’activité essentielle de l’entreprise, tout en prévoyant des mesures de soutien et de préservation de la santé et de la sécurité des salariés. Plusieurs solutions existent à cet effet : le télétravail permet, par exemple, au personnel de poursuivre sa tâche depuis son domicile, tandis que les plateforme/site e-commerce et les extranets permettent de poursuivre l’activité commerciale, voire de la développer. L’application de ces mesures, si elles sont dictées par les événements, ouvrent la voie à de nouvelles opportunités issues d’une stratégie menée de manière agile.
Fonctionnement de l’entreprise : Mise en place du télétravail
Une des réponses efficaces d’une entreprise pour une stratégie anti coronavirus est d’inciter les employés dont l’activité le permet, à recourir au télétravail. L’article L1222-11 du Code du travail prévoit que dans le cadre de circonstances exceptionnelles, comme celles que nous vivons en ce moment, la mise en place du télétravail peut être imposée même en cas de refus du salarié. Comment s’organiser au mieux ? Questions-réponses ci-après :
Télétravail – vidéo-conférence
Le télétravail n’empêche pas la mise en relation des collaborateurs entre eux ou avec leur direction. L’outil idéal pour cela est la vidéo-conférence. Il s’agit de visioconférences web réunissant deux ou plusieurs participants, où qu’ils soient, qui se connectent sur un même service. Outre la possibilité de communiquer en direct, cet environnement permet de présenter des documents, d’échanger par écrit, de prendre le contrôle à distance,…
Travail collaboratif
Le travail collaboratif est facilité par l’utilisation d’outils collaboratifs destinés à partager les données. Que ce soit Microsoft Office 365, Google Drive, Asana ou Trello, tous permettent de stocker des fichiers en ligne (diaporama, tableau, texte, photo, vidéo,…) et d’autoriser leur accès à tel ou tel collaborateur. Le travail de chacune et de chacun peut être clairement identifié, assorti d’un planning instituant des boards et des cards, pour respectivement indiquer des projets et des tâches.
D’autres logiciels, tels que Microsoft Teams, Asana, Podio, Mural ou Slack rivalisent d’inventivité pour proposer des solutions innovantes afin de faciliter le travail collaboratif.
Support mobile
Ces différents outils sont compatibles avec tous les supports mobiles. Que ce soit l’ordinateur portable, la tablette ou le smartphone, il suffit de télécharger l’application souhaitée sur l’appareil de chaque collaborateur pour pouvoir y accéder. Le tout s’effectue en quelques minutes, la plupart des logiciels ci-dessus énumérés étant gratuits jusqu’à un certain nombre de données échangées ou stockées.
Continuer à générer des ventes
et se développer malgré les restrictions dû au coronavirus
La préservation du chiffre d’affaire de l’entreprise passe bien évidemment par la continuité de l’offre à destination des clients et par la non interruption de l’ensemble des services. Les outils en ligne sont le parfait allié afin de poursuivre les ventes et même de continuer à démarcher des prospects.
Vendre / commander à distance
Il convient pour cela, de disposer d’une vitrine derrière laquelle sont présentés les biens ou services commercialisés. Celle-ci consiste en un site e-commerce qui répertorie l’ensemble des produits du catalogue de l’entreprise. Ce portail doit demeurer à jour en permanence et doit pouvoir être accessible par le plus grand nombre de supports mobiles. Les fiches produits doivent être suffisamment claires et détaillées afin de répondre par anticipation à toute question que le client serait susceptible de poser. Le processus de commande doit être suffisamment sécurisé et complet pour garantir la confiance des acheteurs et proposer l’utilisation du plus grand nombre possible de moyens de paiement.
Mettre en place la signature électronique
La finalisation des process commerciaux à distance et de manière automatique est désormais facilitée et surtout conforme à la loi. Depuis l’année 2000 en effet, une signature électronique apposée au bas d’un document en ligne, a autant de force légale qu’une signature manuscrite. La signature numérique est une suite de caractères qui permet d’authentifier l’auteur et de garantir l’intégrité de tout document électronique : contrats, courriels, factures, appels d’offres, déclarations fiscales ou sociales,… La mise en place de ce procédé passe par l’intermédiaire d’une plateforme de signature numérique tel que Docusign, Yousign, Universign …
Permettre au client d’accéder à l’information à distance
L’extranet et l’espace client doivent prévoir l’utilisation de différents outils : chat, bot, courriel, réseaux sociaux,… Le support client doit être accessible à un interlocuteur présent en télétravail tout au long de la journée. Cela est indispensable pour donner confiance aux prospects et aux clients et pour accélérer les processus de commande, assurer la gestion des contrats ou les abonnements à distance.
Campagnes de webmarketing ou d’inbound marketing
La stratégie de présence sur le web, incontournable en temps normal, doit même être davantage renforcée en période de confinement de la population. Des campagnes poussées de webmarketing et une production de contenus pertinents et réguliers, dans le cadre d’une stratégie d’inbound marketing, sont indispensables pour mettre ses offres et services en avant. Elles doivent se dérouler en parallèle par différents biais : site web, emailing, réseaux sociaux, marketing automation,…
Coronavirus : Envisager l’avenir
et adapter votre stratégie de manière agile
Les difficultés de transports consécutives aux longues grèves motivées par le projet de réformes sur les retraites, par exemple, suivies par les mesures de bon sens destinées à endiguer la propagation de la pandémie de coronavirus, ouvrent la voie vers la conduite d’une stratégie d’avenir plus agile.
Récolter vos données internes et celles des acteurs extérieurs
Afin de rendre celle-ci la plus efficace possible, il est nécessaire de centraliser les informations commerciales. Cela se traduit par recueillir les données internes à l’entreprise, ainsi que les données externes en provenance des fournisseurs, des clients et des prospects.
Analyser les données et faites des visualisations
Il convient ensuite d’analyser les données à l’aide d’outils en ligne tels que Microsoft Power BI, Salesforce Tableau, Qlik, Thoughtspot,… Chacun d’entre eux, permet de créer des tableaux de bord permettant de visualiser les données en temps réel, afin de pouvoir en déduire des informations stratégiques.
Reporting et aide rapide à la décision, adaptation de votre stratégie
Sur la base des données synthétisées au sein de dashboards, le reporting est alors possible. Il permet d’évaluer les résultats effectifs à l’aune des stratégies théoriques envisagées et de bouger les curseurs en temps réel en fonction des résultats obtenus, en adaptant la politique commerciale de l’entreprise.
Nécessité faisant loi, les circonstances actuelles peuvent être saisies comme un signal directionnel à suivre. Utiliser de manière optimale les différents outils d’aide à la décision et de suivi des performances, qui sont désormais à la portée de chaque entreprise à des coûts très modérés, devrait être le leitmotiv de quiconque souhaitant demeurer compétitif.
Coronavirus : se faire accompagner
S’adapter à la nouvelle situation sanitaire demande donc aux entreprises une certaine réactivité et adaptabilité parfois bien difficile à trouver parmi les collaborateurs présents au sein de la société. C’est pourquoi INNOVSI propose un éventail de services adaptés aux sociétés en recherche d’adaptation.
Un diagnostic digital pourrait être une première étape, mais surtout l’intervention d’un manager de transition spécialisé dans la transformation digitale peut s’avérer nécessaire. INNOVSI a à cœur de soutenir et conseiller les sociétés dans cette complexité. N’hésitez pas à nous contacter pour vous aider dans votre réflexion.
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