Définition
Pour avoir force légale, tout document synallagmatique ou commercial doit être dûment signé par les parties mentionnées au contrat. L’évolution rapide des outils et des logiciels numériques aidant, il est désormais possible de conclure des contrats et même de les signer sans se rencontrer physiquement. Si l’apposition de signatures demeure juridiquement une nécessité immuable, la loi a néanmoins évolué en accordant à la signature électronique une valeur juridique. Désormais, un devis ou un bon de commande, un contrat ou une facture, une fiche de paie ou une note interne,… peuvent être générés et signés numériquement à distance. La signature électronique, comment ça marche ?
Les avantages de la signature électronique
Le recours au procédé de signature électronique ne présente que des avantages et aucun inconvénient, comparativement à la signature manuscrite traditionnelle :
- La signature électronique est un gain de temps. Et le temps est précieux dans le monde des affaires. Un contrat pouvant être rapidement signé a plus de chances d’être conclu.
- La signature électronique est économique. Puisqu’il n’est plus nécessaire de se rencontrer physiquement, un contrat signé numériquement évite des frais de voyage, de transport ou de repas.
- La signature électronique est indispensable en période de pandémie. La crise sanitaire de la Covid-19 a démontré la nécessité de limiter au maximum les contacts physiques. Les affaires ne devant pas cesser pour autant, cet apport numérique n’en est que plus essentiel.
- La signature électronique booste la relation client. Elle permet d’améliorer et de simplifier votre expérience client. Elle offre un avantage commercial certain au regard de la concurrence, tout en fluidifiant les échanges commerciaux.
Valeur juridique et sécurité
Après l’avoir été en Europe en 1999, utiliser la signature électronique à la place de la signature manuscrite est autorisé en France par décret du 30 mars 2001. Ce dernier suit logiquement le principe de conformité de ce procédé qui a été gravé sur les tablettes de la Loi le 13 mars 2000, sous le N° 2000-230. Néanmoins, pour avoir une valeur probante, une signature électronique doit avoir été effectuée en passant par l’intermédiaire de prestataires de confiance, qualifiés et agréés. C’est la garantie d’obtenir un certificat électronique qualifié.
Qu’est-ce que le certificat électronique qualifié ?
Le certificat électronique qualifié permet d’authentifier le signataire d’un document numérique, toute en garantissant que :
- la signature numérique est authentique. Celle-ci n’est pas visuelle. Elle consiste en une suite de données qui permet d’en identifier l’auteur.
- la signature numérique est inaltérable. Aucune retouche ou modification n’est possible.
- la signature numérique est infalsifiable. Personne ne peut usurper l’identité d’un autre.
- la signature numérique est irrévocable. La réalité de la signature électronique une fois apposée, ne peut pas être niée.
- la signature numérique est non réutilisable. Il n’est pas possible de la transposer d’un document à un autre.
La mise en place d’une signature numérique
Il est nécessaire de disposer d’un outil spécifique pour apposer une signature électronique. Cela peut se faire via des shortcodes dans vos fichiers word, pdf, excel… ou via des API. Ces applications doivent être synchronisées avec vos logiciels en interne de CRM ou de facturation pour automatiser et fluidifier le cycle de fonctionnement. Il est alors possible d’ajouter sur le document ad-hoc les champs voulus (annotations secondaires, paraphe et signature), puis de les envoyer à vos correspondants.
Quelques acteurs
Yousign, Docusign, Universign, Oodrive,… sont quelques unes des plateformes de signature électronique en ligne. Ces sociétés spécialisées permettent la certification de la signature électronique, ainsi que l’horodatage et la gestion de la preuve. Pour être autorisées à le faire, elles doivent obligatoirement être elles-mêmes certifiées et agréées. Cette certification à l’échelle européenne indique que la société concernée est bel et bien un tiers de confiance, qu’elle répond aux strictes règles édictées et qu’elle a fait l’objet d’audits avant validation. Ces derniers se répétant régulièrement.
Faites-vous accompagner dans la mise en place de la signature électronique
A l’ère du numérique, tout va plus vite. Pour suivre le rythme imposé, l’adoption de la signature électronique est un passage obligé. Que ce soit pour répondre à un appel d’offre public, pour souscrire un contrat d’assurance, pour signer un document officiel ou pour convertir les prospects en clients via des contrats signés en ligne, les éditeurs de signature électronique peuvent vous guider et vous renseigner sur les fonctionnalités de la signature numérique.
INNOVSI peut vous accompagner sur la mise en place globale de la signature électronique au sein de votre entreprise. Vos échanges s’en retrouveront fluidifié, votre business simplifié et accéléré.
