L’équation simple suivante : rentabilité = chiffre d’affaires société – charges variables – charges fixes s’est complexifiée avec l’arrivée de la nouvelle économie 2.0. La concurrence rencontrée aujourd’hui est beaucoup plus importante et féroce qu’auparavant. Le marché est devenu visible par tous et d’une totale transparence.

Les prospects et les clients peuvent en temps réel jauger des meilleures offres et prendre leur décision d’achat instantanément. Le digital n’est pas l’avenir, il est déjà bel et bien le quotidien des entreprises qui veulent demeurer compétitives sans rogner sur leurs marges bénéficiaires. Le tournant digital permet de réduire les coûts de l’entreprise, tout en améliorant sa productivité et en travaillant en faveur de la satisfaction des clients.

1-Rappel de l’entreprise

Une entreprise est une structure économique organisée de telle sorte pour fournir à ses clients un bien ou un service dont il est disposé à payer le prix. C’est le client qui doit guider la stratégie de l’entreprise, quel que soit le poste de travail. La présence numérique de chaque société est devenue incontournable.

Les prospects se détournent systématiquement d’une entreprise qui n’a pas de portail numérique. Cette condition est donc fondamentale, mais elle n’est pas suffisante. Parce que le client est exigeant et impatient, il faut pouvoir répondre à ses desiderata en un temps record. Si ce n’est pas vous qui le faites, ce sera l’un de vos concurrents et le plus réactif aura pris une belle longueur d’avance. Réactif, mais aussi proactif, car il ne faut pas vous contenter de répondre à toute demande commerciale, il faut également la solliciter.

Pour se faire, il faut offrir en accompagnement de votre produit phare, toute une gamme de services associés avec un temps de réponse record, qui feront la différence au moment du choix. Afin d’y parvenir, la première étape est de mettre en place une bonne organisation sans faille et de vous doter d’outils digitaux pour améliorer l’efficacité et la compétitivité de votre entreprise.

2- Revoir l’organisation et les process

Revoir votre organisation est donc la phase essentielle. Elle doit intégrer l’ensemble de votre personnel. Elle ne peut souffrir la moindre fausse note due à un manque de communication ou de coordination entre les différents bureaux. Votre entreprise n’est pas une superposition de services dont chacun fonctionne à sa manière. Elle est un ensemble, un tout et doit se présenter comme tel aux prospects et aux clients. Il faut donc veiller à fluidifier la circulation de l’information de telle sorte qu’aucun membre de votre personnel ne puisse arguer qu’il n’était pas au courant d’une information. Dès lors qu’un lead se manifeste, il faut que l’engrenage se mette en route en direction de la vente, puis de la production et enfin de la facturation.

Ce mécanisme doit se présenter sous la forme d’une chaîne d’informations qui doit devenir naturelle, quasi mécanique. Les moyens à mettre en œuvre se résument à communiquer dès lors que quelqu’un détient une information. Le meilleur support pour cela est l’outil numérique : trois éléments suffisent. D’abord, un document online qui transmet l’information ; ensuite une plateforme collaborative pour faciliter le travail en équipe (teams) en connectant directement les uns avec les autres sans perdre de temps ; et enfin une application de planification (planner), chacun sachant quelle tâche lui incombe et dans quel délais il doit l’accomplir.

Selon les exigences de votre entreprise, le choix des logiciels ou des services saas doit être optimisé. Il ne sert à rien de charger votre réseau informatique de programmes dont vous n’avez pas l’utilité. Ciblez vos besoins et réduisez vos coûts informatiques en faisant votre marché sur le cloud.

3-Automatiser les opérations

Une opération doit donner lieu à une seule saisie. Fini le temps perdu au cours duquel une commande était saisie à la fois par le service commercial, par le service production, par le service facturation et par le service comptabilité. Utilisez des outils de gestion de la relation client devis et facturation en interne et en externe à destination de vos partenaires, fournisseurs et clients par le biais des outils de communication API et Webservice.

Passez à l’automatisation de vos opérations, notamment les tâches répétitives, ingrates et peu gratifiantes via le Robotic Process Automation (RPA). Ceci vous permettra de réaliser des économies sur l’exécution des tâches rébarbatives et manuelles. Elles seront effectuées rapidement et sans erreur, améliorant de fait la productivité générale. Elles auront également pour conséquence d’accroître la satisfaction de vos clients, ravis que leur demande soit vite et bien traitée.

Les tâches plus complexes peuvent quant à elles, être gérées par l’intelligence artificielle couplée à l’utilisation d’assistants virtuels adaptés aux besoins de votre entreprise. Les résultats obtenus seront ainsi optimisés assurant des gains de productivité.

4-Connecter, Former et accompagner les collaborateurs avec des outils digitaux

Cette politique de digitalisation au service de la croissance de votre entreprise doit s’accompagner d’une nécessaire culture d’entreprise « digitalisée ». C’est à dire que vos collaborateurs doivent être formés pour penser digital.

Il faut encourager la communication multi-modale anywhere, anytime, anydevice tout en faisant attention à respecter le droit à la déconnexion et la vie privée de chacune et de chacun.

5-Proposer en libre-service l’accès à vos outils via l’Extranet / API /Webservices

Afin d’élargir votre communication et de vous décharger encore de certaines tâches, vous pouvez proposer à vos clients d’accéder à leurs commandes et à leurs factures via vos outils digitaux. Ainsi iront-ils eux-même rechercher les renseignements souhaités sans devoir prendre contact avec vous.

De même un sous-traitant peut-il suivre vos ordres de mission à l’image de ce que vous pouvez faire en interne à destination de vos collaborateurs. Vous pouvez enfin donner la possibilité à vos partenaires de s’interconnecter à vos outils via Webservices pour leur éviter une double saisie de leur coté et qui vous dispensera d’en effectuer du vôtre.

6-Mesurer via le reporting et le dashboard

Le suivi de vos activités doit être régulièrement effectué via les indicateurs de performance adaptés (KPI). Il est nécessaire que l’exécution des tâches inscrites sur votre tableau de bord soit strictement surveillée et qu’un reporting analytique régulier soit scrupuleusement tenu.

Ceci permettra de déplacer le curseur si les résultats obtenus sont en décalage avec les prévisions. Mieux vaut réagir en cours de processus que de se rendre compte trop tard que le chemin emprunté n’était pas le bon. Se focaliser ainsi sur les ruptures digitales permet d’être immédiatement réactif dans un souci d’amélioration continue.

7-Méthode agile

Mettez en place des groupes de pilotage et de réalisation de projet pour faire évoluer par itération et surtout en accompagnant vos collaborateurs qui restent la vraie valeur de l’entreprise. Inscrivez noir sur blanc les process entreprises afin que toutes les méthodes et techniques mises en œuvre soient clairement édictées et connues de tout le personnel.

Le coût de cette digitalisation ne représente qu’une infime partie du retour positif que cela vous rapportera en terme de productivité et d’expansion de votre chiffre d’affaires. Le ROI est largement bénéficiaire en plus de vous placer aux premiers rangs des entreprises innovantes, au grand dam de vos concurrents.

8- Se faire accompagner

Se lancer dans une transformation de son entreprise s’apparente souvent au parcours du combattant. Et parfois à défaut de se développer ou prendre de l’envol, on peut se retrouver avec des difficultés de fonctionnement même si la transformation est nécessaire.

Se faire accompagner devient alors primordiale : un profil expérimenté capable de regrouper et synthétiser les besoins de vos équipes, choisir les technologies adéquates avec les bons prestataires, former et accompagner les différents services et enfin mener à son terme l’ensemble du projet dans le temps imparti…

INNOVSI fournit des directeurs de la transformation digitale qui peuvent vous accompagner et mener à bien de tels chantiers. Des profils expérimentés qui pourront vous accompagner sur un projet précis, à temps partagé sur du long-terme, différentes formules existent…

Pour en savoir plus :
Qu’est ce que la transformation digitale ?
Comment le digital me fait valoriser mon produit ou mes services et améliore mon canal d’acquisition ?