L’opération de carve-out ou de détourage consiste pour une société ou un groupe à organiser la séparation d’un ou de plusieurs de ses actifs. La finalité du carve-out est de recentrer ses activités stratégiques ou de répondre à des impératifs de désinvestissement.
Pour réussir son carve-out, la préparation en amont d’un certain nombre de phases sur les plans juridique, financier, social, opérationnel, de communication et bien entendu, digitale est primordiale. Un carve-out réussi repose sur une architecture précise permettant de gérer de manière fluide la séparation en douceur des activités concernées, même lorsque celles-ci sont étroitement imbriquées dans les fonctions support du groupe.
Réussir son carve-out revient à maintenir la dynamique de l’activité sans perturbation, tout en se séparant d’une entité dont il faut gérer les différents enjeux de manière autonome, le tout sans peser sur les éléments participatifs à la création de valeur.
Carve-out et outils digitaux
L’un des enjeux principaux de la réussite d’un carve-out consiste à penser stratégie digitale. Il faut ainsi analyser en amont quels sont les process et les outils numériques qui sont partagés avec l’entité-mère. Différents services peuvent en effet être impactés : de la comptabilité au contrôle de gestion, en passant par la gestion de la paie et les fichiers clients ou fournisseurs.
Il convient en parallèle, de réfléchir à l’ensemble des process et des logiciels digitaux nécessaires au fonctionnement de l’entité devenant autonome. La gestion du carve-out informatique doit également être préparée contractuellement avec les prestataires et les fournisseurs.
Anticiper pour un carve-out réussi
Quelle est l’infrastructure digitale existante ? La déconnection de l’activité pour la réinstaller dans la nouvelle entité est-elle techniquement possible ? Comment gérer l’accès de l’entité autonome aux fichiers archivés et sauvegardés ? Telles sont quelques-uns des éléments de l’audit à effectuer en amont du lancement du carve-out.
Les réponses apportées doivent permettre d’obtenir une vision d’ensemble du SI sur les thèmes suivants :
- Vision stratégique
- Gouvernance du SI
- Cartographie applicative
- Qualité de service
- Infrastructure Réseau et Serveur
- Emails, Fichiers, Sécurité
- Budget DSI
Pour ce faire, la collecte des documents disponibles, les échanges avec les principales parties prenantes, en collaboration avec des spécialistes des outils digitaux, va permettre de réfléchir à la stratégie qui sera adoptée dans la nouvelle entité.
Le succès d’un carve-out est souvent mise à mal par l’incapacité à réagir dans l’urgence. Raison pour laquelle les équipes organisationnelles sont le plus souvent composées d’experts externes aux compétences clés. Ces derniers ont en effet l’expérience de la réussite d’une opération de carve-out IT/IS, sachant mobiliser les prestataires qui vont pouvoir migrer, intégrer et déployer la plateforme de l’entité devenue autonome.
L’étape suivante consiste à redéfinir les besoins de la société dans cette nouvelle organisation afin qu’elle soit en ligne avec la stratégie des nouveaux actionnaires et de la direction. L’élaboration d’une feuille de route va permettre de formaliser les différents projets, d’évaluer la charge financière et le phasing des différentes actions.
Carve-out : Conserver et refondre les outils nécessaires à l’activité de la nouvelle entreprise
La nouvelle entreprise aura-t-elle une autonomie IT totale ou partielle au jour J du carve-out ? Dans l’un ou l’autre des cas, elle doit pouvoir accéder aux outils lui permettant d’être immédiatement opérationnelle. Les services IT éventuellement partagés doivent être identifiés dans le cadre de “Transaction Service Agreements” (TSA) écrits et approuvés par les deux parties.
Carve-out : Conserver et migrer les BDD et l’historique de la data
Les bases de données et les historiques de données relatives à la nouvelle entité, doivent pouvoir être accessibles par cette dernière. La difficulté du carve-out informatique consiste à effectuer le décommissionnement des applications et des ERP, tout en respectant la nécessaire confidentialité des deux entités devenues indépendantes, sachant que la finalité est de séparer les deux systèmes le plus rapidement possible.
Carve-out : Renégocier les contrats et les relations avec les prestataires /partenaires
Identifier les licences de logiciels permettant le fonctionnement des systèmes digitaux, s’assurer de pouvoir les utiliser via des contrats renégociés ou par le biais de TSA est d’une importance capitale en amont de la mise en pratique du détourage.
Carve-out : Faire évoluer les outils aux besoins de la nouvelle structure
Selon le mode de migration choisi pour les systèmes IT, l’identification des outils à mettre à jour, à faire évoluer ou à abandonner est une des conditions d’un carve-out informatique réussi. Cette analyse doit être complétée par l’adoption de nouveaux usages ou de nouveaux outils mieux adaptés.
Carve-out : Accompagner les collaborateurs dans la conduite du changement
L’appui et la compréhension des collaborateurs est un élément clé pour réussir son opération de carve-out. Cela passe par une explication des tenants et des aboutissants de l’ensemble du processus et par un accompagnement du personnel, afin de rendre ce dernier rapidement opérationnel.
Le rôle de l’organisateur de la nouvelle entité consiste, à cet égard, à préparer le management RH dans son suivi et sa gestion du projet en fixant une nouvelle stratégie et en identifiant les moyens et les ressources pour y arriver. Il s’agit de mettre en œuvre des formations aux nouveaux outils et de veiller à ce que la communication en interne verticale et horizontale soit fluide et transparente.
Carve-out : Direction de projet Agile pour une garantie de réussite
La garantie de réussite d’un carve-out IT/IS passe par la mise en place d’une direction de projet de type agile. Celle-ci doit être menée par un manager de transition disposant de l’expérience et des compétences indispensables au pilotage d’une telle opération. Sa parfaite connaissance des problématiques liées au transfert des systèmes d’information sur les plans stratégique, financier, juridique et opérationnel, ainsi que ses qualités de communicant hors-pair, sont la certitude du succès d’une opération de détourage.